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Reisemanagement

Das Organisieren und Buchen von Reisen gehört zu den Kernaufgaben des Tourmanagements. Für jede Tournee stellen wir ein individuelles Reisekonzept zusammen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

 

Recherche

 

Im ersten Schritt recherchieren wir umfassend die aktuellen Marktverfügbarkeiten und –preise und stellen Ihnen eine transparente Auswertung aller Angebote zur Verfügung. Hierfür arbeiten wir mit den fünf 5 W-Fragen:

 

Wo? – Wohin genau geht die Reise? Gibt es ein einziges Reiseziel oder sind mehrere Stationen geplant? Stehen mehrere Flughäfen oder Bahnhöfe zur Auswahl?

 

Wann? – An welchen Tagen und zu welchen Tageszeiten soll gereist werden? Reisen alle zusammen oder in mehreren Gruppen? Passen die Reisetage optimal zu der Gesamtplanung?

 

Was? – Welches Beförderungsmittel passt am besten zu Ihren Bedürfnissen? Kommt man am schnellsten mit der Bahn, mit dem Reisebus oder mit dem Flugzeug ans Ziel?

 

Wer? – Welche Fluggesellschaften oder Firmen bieten die beste Lösung an? Ist ein Linienflug ausreichend oder wäre ein Charterflug optimaler? Käme man vielleicht mit einem Charterzug am komfortabelsten ans Ziel?

 

Warum? – Bei all diesen Fragen steht für uns das „Warum“ immer an erster Stelle. Wir fragen uns bei jedem Schritt, warum wir uns für bestimmte Leistungen entscheiden. Somit können wir stets sicher sein die perfekte Lösung für Sie zu finden.

 

Persönliche Betreuung

 

Mit der Ticketbuchung ist eine gelungene Reise längst nicht sichergestellt. Wir sorgen für eine reibungslose Abreise, ob am Flughafen, am Bahnhof oder bei einer Abholung per Bus oder Auto. Wünsche wie Sondermahlzeiten, Beförderung von sensiblem oder übergewichtigem Gepäck oder eine gesonderte Verteilung der Sitze? Auch darum kümmern wir uns gerne.

 

Transfers

 

Auch während der Reise sind wir selbstverständlich immer zur Stelle. Bei Ankunft am Gastspielort sorgen wir für reibungslose Abläufe und bringen Sie komfortabel und organisiert ins Hotel. Weitere Transfers während der Tournee sind für uns ebenfalls kein Problem.

 

 

 

Visa und Genehmigungen

Hinter jedem erteilten Visum oder Genehmigung stecken oft Monate an Vorbereitung. Bei jedem Prozessschritt muss akribisch gearbeitet werden – ein einzelner Tippfehler oder ein falsch formatiertes Passbild kann dazu führen, dass ein Antrag abgelehnt wird.

 

Visa

 

Der Beantragungsprozess beginnt normalerweise mit einer Einladung. Diese wird vom Gastgeber / Partner vor Ort ausgesprochen, manchmal als offizielles Dokument, manchmal als formloses Schreiben. Zusammen mit der Einladung und weiteren notwendigen Dokumenten (z.B. Reisepass, Ausweiskopien, Passbilder, Firmenschreiben, Flug- oder Hotelbestätigung) wird der ausgefüllte Visumsantrag bei der entsprechenden Botschaft eingereicht. Durch langjährige Erfahrung wissen wir, worauf es ankommt und überwachen jeden Schritt akribisch. Bei zusätzlichen Beantragungsschritten (z.B. einem Interview im Konsulat) begleiten wir Sie selbstverständlich durch den Prozess.

 

Einreisegenehmigungen

 

Auch für den Fall, dass kein vollständiges (Arbeits-)Visum erforderlich ist, verlangen bestimmte Länder bei jeder Einreise die Beantragung einer Einreisegenehmigung. Dazu zählen Länder wie z.B. Kanada, Indien oder die USA. Die Beantragung solcher Genehmigungen ist meist weniger zeitintensiv wie ein Arbeitsvisum, aber mit der gleichen Präzision zu erledigen.

 

Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen

 

Bei längeren Aufenthalten im Ausland ist neben einem Visum – oder manchmal stattdessen –eine Aufenthaltsgenehmigung notwendig. Bei Bedarf kümmern wir uns um die Beantragung solcher Genehmigungen und begleiten den Antragsteller durch den Prozess.

 

A1-Bescheinigungen

 

Bei der Entsendung eines Mitarbeiters in einen anderen Mitgliedsstaat der EU / des EWR oder in die Schweiz (z.B. bei einem Auftritt eines deutschen Tanzensembles in Italien) gelten unter Umständen weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit. Eine A1-Bescheinigung kann das Fortbestehen der Rechtsvorschriften nachweisen.

 

Datenschutz

 

Datenschutz ist bei uns nicht nur seit der neusten EU-Verordnung ein Thema. Uns ist bewusst, dass wir mit privaten und sensiblen Daten arbeiten und wir z.T. persönliche Fragen stellen müssen. Wir behandeln Ihre Daten immer zu 100% vertraulich.

 

 

 

Hotelbuchungen

Ein Hotelzimmer erfüllt während einer Tournee viele Funktionen – neben Schlafplatz muss es auch als Büro, Konferenzraum, Essplatz, Übungsraum, Trainingshalle oder Lagerfläche fungieren. Umso wichtiger ist es die perfekte Bleibe zu finden:

 

Recherche

 

Wie auch bei der Reisebuchung betreiben wir zuerst – natürlich in Absprache mit Ihnen – eine ausführliche Recherche. Dabei achten wir auf besondere Wünsche wie Kategorie, Entfernung zum Veranstaltungsort, Ausstattung oder Zimmerkonfiguration. Auch die Verfügbarkeit von Veranstaltungsräumen oder Infrastruktur für besondere Events (Premierenfeier, Pressekonferenzen) beeinflusst die Auswahl. Neben unserer Empfehlung erhalten Sie selbstverständlich eine Auswahl an Alternativangeboten, damit Sie eine möglichst informierte Entscheidung treffen können.

 

Zimmervergabe und Check-in

 

Sowohl bei der Buchung von einzelnen Hotelzimmern als auch bei größeren Gruppenbuchungen achten wir darauf, dass die reservierten Zimmer oder Suiten exakt nach Ihren Vorgaben vergeben werden. Wir melden die erwarteten An- und Abreisezeiten bei dem Hotel an, um sicherzustellen, dass die Rezeption für Ihre Gruppengröße ausreichend besetzt ist. Wir kümmern uns darum, dass die Zimmerschlüssel vorab bereitgelegt werden, um langes Warten beim Check-in zu vermeiden. Auch eine besonders späte Anreise oder ein früher Check-in wird im vorab mit dem Hotel besprochen und ggf. für eine Gepäckeinlagerung gesorgt.

 

Abrechnung

 

Noch vor der Abreise Ihrer Gruppe prüfen wir die Schlussrechnung des Hotels, um mögliche Fehler rechtzeitig zu erkennen. Bei der Abreise stellen wir sicher, dass fällige Zahlungen korrekt zugewiesen werden, z.B. bei Zusatzkosten, die die Hotelgäste selbst bezahlen sollen.

 

 

 

Zusatzleistungen

Der Erfolg eines Projekts hängt oft von den kleinsten Details ab. Neben der Buchung von Reise- und Übernachtungsleistungen oder der Beantragung von Visa tragen eine Reihe von anderen Leistungen dazu bei, dass Ihre Tournee von Anfang bis Ende perfekt gelingt. Wir beraten Sie gerne u.a. zu den folgenden Themen:

 

Versicherung

 

Vertrauen ist gut, versichert ist besser. Auch wenn wir davon ausgehen, dass Alles perfekt läuft – im Falle von Krankheit oder bei einem Unfall auf Tournee ist schnelles Handeln erforderlich. Beim Thema Reiseversicherungen kennen wir uns bestens aus und zeigen Ihnen die möglichen Optionen auf. Bei der Abrechnung von Versicherungsfällen oder der Abwicklung von Berufsunfällen stehen wir mit Rat und Tat zur Seite.

 

Dolmetscher/Freelancer

 

„Lost in Translation“ ist bei uns ein Fremdwort. Bei Bedarf vermitteln wir kompetente und fachorientierte Dolmetscher, die Ihre Tournee vor Ort unterstützen. Auch andere Freelancer, wie z.B. Bühnentechniker, können wir vermitteln.

 

Reisemedizinische Betreuung

 

Bei einer Tournee bringt jedes Zielland seine eigenen Herausforderungen mit, auch was die medizinische Versorgung angeht. Neben den generell vorgeschriebenen bzw. empfohlenen Reiseimpfungen empfehlen wir – je nach Ensemblegröße, Zielland und Reiseplan – in Begleitung einer medizinischen Betreuungsperson zu reisen. Hier vermittelten wir kompetentes und erfahrenes Personal. Auch in der Suche nach Vorsorgebehandlungen (z.B. Physiotherapie) können wir Ihnen behilflich sein.